EDI由数据交易标准协会开发。一个EDI信息包括一个多数据元素的字符串，同时每个元素代表一个单一的事实，互相由分隔符隔开。整个字符串被称为数据段。一个或多个数据段由头到尾限制定义为一个交易集，此交易集就是EDI传输单元。一个交易集通常由被包含在一个特定商业文档或模式中的内容组成。EDI将生产、运输、贸易、保险和金融等事务文件，通过Email按照各个有关部门或公司企业之间约定的一种标准格式进行数据交换和处理，同时按照国际统一的语法规则对报文进行处理，是一种利用计算机进行事务处理的业务。

　　国际标准化组织(ISO)将EDI定义为“将贸易(商业)或行政事务处理按照一个共认的标准变成结构化的事务处理或信息数据格式，从计算机到计算机的电子传输”。

　　国际电报电话咨询委员会(CCITT)将EDI定义为“从计算机到计算机之间的结构化的事务数据互换”。